Automatisering & AI
Als het elke week hetzelfde gaat, kan het waarschijnlijk slimmer.
Veel tijd verdwijnt in dingen die steeds terugkomen: dezelfde vragen beantwoorden, gegevens overtypen, opvolgen. Ik kijk welke stappen slimmer kunnen, en waar jouw aandacht nodig blijft.
Het verschil
Automatisering neemt vast werk over.
AI kan de gegevens uit een aanvraag halen, berichten indelen, een antwoord voorbereiden of herkennen wat er op een foto staat. Per actie spreken we vooraf af wat automatisch mag en wat eerst jouw goedkeuring vraagt.
- Automatisering
Een regel
Als dit gebeurt, doe dan dat. Geen oordeel, altijd hetzelfde.
BijvoorbeeldKomt er een formulier binnen, dan gaat er direct een bevestiging uit en staat de aanvraag in je agenda.
- Automatisering
Een koppeling
Twee tools die met elkaar praten, zodat jij niets meer overtypt.
BijvoorbeeldEen betaling staat vanzelf in je boekhouding, bij de juiste klant.
- AI
Een agent
Eén taak, elk geval apart bekeken, binnen de grenzen die jij stelt. Wat eruit komt is een voorstel, tenzij we afspreken dat het vanzelf mag.
BijvoorbeeldLeest je mail, herkent wat er gevraagd wordt en zet een antwoord klaar in jouw toon. Twijfelt hij, dan komt het bij jou.
- Combinatie
Een systeem
Vaste routes en agents die samen een hele keten draaien, met jou als eindcontrole.
BijvoorbeeldVan aanvraag tot factuur zonder overtypen. Dat is wat hieronder op het scherm draait.
- Op maat
Iets wat alleen voor jou bestaat
Werk dat in geen enkele standaardtool past, gemaakt op jouw manier van werken. Soms is één gebruiker genoeg reden om iets te bouwen.
BijvoorbeeldEen verzamelaar typte elke kaart over en zocht de waarde erbij. Nu fotografeert hij de kaart. De app herkent hem en zoekt de waarde zelf op, met bron en datum.Bekijk Ceppex
Wat je nodig hebt, hangt af van de taak. Werk dat per keer verschilt is niet automatisch AI-werk, en een systeem dat alleen voor jou bestaat kan prima zonder.
Een werkdag, live
Een voorbeeldwerkdag van zeven uur tot half zes.
De namen en bedragen zijn verzonnen. Klik op een agent of op een groepKies een agent om te zien wat die doet en wanneer iets bij jou terechtkomt.
Bij jou 0 open
Antwoorden.
Doet vanzelf: Sorteert binnenkomende mail op wat het is en zet antwoorden klaar.
Bij jou: Mails die om jouw oordeel vragen.
Doet vanzelf: Beantwoordt openingstijden, prijzen en beschikbaarheid via mail en WhatsApp.
Bij jou: Elk gesprek dat afwijkt.
Doet vanzelf: Zet op elke review een reactie klaar in je eigen stem.
Bij jou: Goedkeuren of aanpassen.
Doet vanzelf: Plant in op je vrije plekken en stuurt de bevestiging.
Bij jou: Verzoeken buiten je vaste tijden.
Doet vanzelf: Stuurt een dag van tevoren een herinnering, met route en wat mee te nemen.
Bij jou: Niets, tenzij iemand afzegt.
Doet vanzelf: Kijkt of een aanvraag compleet is en vraagt zelf na wat ontbreekt.
Bij jou: Aanvragen die niet passen.
Doet vanzelf: Zet een goedgekeurde aanvraag in je planning, met materiaal en tijd.
Bij jou: Als de planning vol zit.
Doet vanzelf: Boekt betalingen en orders in het pakket dat je al gebruikt.
Bij jou: Onbekende betalingen.
Doet vanzelf: Maakt de factuur klaar zodra het werk af is.
Bij jou: Akkoord voor verzenden.
Doet vanzelf: Verzamelt onderwerpen uit vragen van klanten en wat er gebeurde.
Bij jou: Jij kiest welke.
Doet vanzelf: Schrijft een concept in jouw toon, in de lengte die het kanaal vraagt.
Bij jou: Lezen en publiceren.
Doet vanzelf: Zet aanvragen, omzet en openstaand werk elke ochtend op één scherm.
Bij jou: Niets. Kijken.
Doet vanzelf: Test elke ochtend of je site en formulier werken.
Bij jou: Alleen als iets stuk is.
Doet vanzelf: Houdt voorraad bij en meldt het als een drempel wordt geraakt.
Bij jou: Bestellen ja of nee.
Wat er net gebeurde nieuwste boven
Wat doet een agent?
Vijf soorten werk. Elk met een duidelijke grens.
In het scherm hierboven werken automatisering en AI samen. Bij de mail doet de vaste route het grootste deel en gaat één stap naar de agent Mail sorteren. Die leest de mail, herkent de vraag en stelt een antwoord voor. Bij een vaste vraag, zoals of je zaterdag open bent, antwoordt de agent Vaste vragen zelf. Dat antwoord mag in dit voorbeeld direct de deur uit. Hieronder staan de vijf soorten werk die de veertien agents samen doen.
Wanneerer een mail, WhatsApp of review binnenkomt.
Doet vanzelfSorteert, beantwoordt vaste vragen, zet een reactie op reviews klaar in je eigen stem.
Jij beslistVersturen, goedkeuren, elk gesprek dat afwijkt.
Wanneeriemand een afspraak wil of een afspraak nadert.
Doet vanzelfKijkt in je agenda, plant in, bevestigt, herinnert een dag van tevoren.
Jij beslistAlles buiten je vaste tijden of regels.
Wanneerer een aanvraag of bestelling binnenkomt.
Doet vanzelfCheckt of alles erin staat, zet het in planning en boekhouding, maakt de factuur klaar.
Jij beslistAkkoord op de factuur en op wat niet compleet is.
Wanneerjij een onderwerp kiest, of er iets gebeurt dat het waard is.
Doet vanzelfZet een concept klaar in jouw toon, in de lengte die het kanaal vraagt.
Jij beslistLezen, aanpassen, publiceren.
Wanneerde dag begint, en daarna op vaste tijden.
Doet vanzelfCijfers op één scherm, test of site en formulier werken, houdt voorraad en drempels bij.
Jij beslistWat je met de cijfers doet. Je hoort het alleen als iets een grens raakt.
Vooraf spreken we af welke stappen vanzelf mogen lopen en waar jij er eerst naar kijkt. Offertes, uitzonderingen en alles waar jouw naam aan hangt blijven bij jou.
Welk werk komt elke week terug?
Vertel kort welke stappen je nu steeds opnieuw uitvoert.